Kağıt faturalar iş hayatının günlük işleyişinde hala büyük bir yer kaplıyor. Muhasebe/finans çalışanları, ödemelerin düzenli olarak izlenmesi ve yönetilmesi için farklı kaynaklardan çeşitli formatlardaki faturaları toplamak, işlemek ve onay için ilgili makamlara göndermek zorundadır. Bunlar, manuel olarak gerçekleştirildiklerinde hem çok uzun zaman alan hem de hatalar veya gecikmeler nedeniyle iş süreçlerini sık sık aksatan işlemlerdir. Özellikle ithalat ve e-arşiv faturaları ciddi bir fazla mesai giderine neden oluyor. Fatura otomasyonu ile birçok işletmenin yaşadığı bu soruna etkili bir çözüm bulmak mümkün.
OCR otomasyonuna geçişte ilk adım, basılı veya el yazısı faturaların dijitalleştirilmesidir. Bu adımda fatura taranır veya fotoğraf/PDF formatı oluşturulur. Dijital ortamda işlenmeye hazır hale gelen fatura, OCR tarafından okunarak tüm veriler analiz edilir. Ancak fatura üzerindeki el yazısı, özel formatlar, logo, kaşe vb. unsurlar tek başına OCR analizi ile tam olarak çözümlenememektedir. Buna ek olarak, yıpranmış veya düzensiz formatlı, düşük grafik kaliteli belgeler Octr ile güvenilir bir şekilde çözülemez ve genellikle insan müdahalesi/doğrulaması gerektirir. Bu tür durumlar için ICR (akıllı karakter tanıma) etkinleştirilmelidir.
Bu aşama özellikle sisteme dahil edilen yeni faturaların otomasyonu için kritik öneme sahiptir. Çünkü klasik OCR çözümleri yalnızca önceden oluşturulmuş fatura şablonlarını analiz edebilir. Analiz sürecinden önce tanımlanan belirli kurallara göre çalışan kural tabanlı OCR çözümleri yeni bir şablonu analiz edemez. Bu nedenle, içeriğin analiz edilebilmesi için her yeni tedarikçi faturası veya mevcut bir tedarikçinin faturasına eklenen yeni bir alan, farklı bir tablo vb. için süreç sahibinin yeni kurallar tanımlaması gerekir. Böyle bir durumda tam anlamıyla bir fatura otomasyonundan bahsetmek mümkün değildir.
Makine Öğrenimi ve Yapay Zeka ile Tam Otomasyon
Yukarıda bahsettiğimiz sorunu ortadan kaldırmak için çözüm ortağımız derin makine öğrenimi yöntemini kullanıyor. Eksiksiz bir fatura OCR‘ı sağlayan bu yöntemin temelinde, farklı fatura şablonlarını ve içeriklerini yorumlayabilen ve kendi kendine öğrenen güçlü bir yapay zeka bulunmaktadır. Makine öğrenimi algoritmaları sayesinde sistem her türlü faturayı yorumlayabilmektedir. Veri alanları, satır öğeleri, tablolar vb. fatura içerikleri ile ilk kez karşılaşılsa bile yapay zeka bu verileri karşılaştırmalı ve kıyaslamalı teknikler kullanarak yüksek isabet oranı ile analiz edebilir.
Veriler analiz edilip sürecin gerekliliklerine göre sınıflandırıldıktan sonra faturalar ilgili iş akışına sorunsuz bir şekilde aktarılmaya hazır hale gelir. Yapay zeka, XML veya JSON formatında bir veri çıktısı oluşturarak API veya sunucu üzerinde işlenebilir hale getirir. Böylece istenilen ERP yazılımına kolayca entegre edilebilir. SAP fatura otomasyonu bu konudaki iyi örneklerden biridir. Çözümümüzdeki SAP konektörü, çözülen fatura verilerini doğrudan ve otomatik olarak SAP sistemine aktarır.
Fatura OCR'nin Avantajları
- Kârlılığı artırın
Gelen faturaları daha hızlı ve hatasız göndererek karlılığınızı artırın
- Üretkenliği artırın
Otomasyon, kaynakları daha verimli bir şekilde dağıtmanıza ve faturaların işlenmesindeki darboğazları veya gecikmeleri önlemenize olanak tanır.
- Likidite planlamasını iyileştirin
Güncel likidite planlaması sağlamak ve optimizasyon potansiyelini belirlemek için tüm faturaların durumu ve tutarları hakkında tam şeffaflık elde edin.
- Faturanın her yerinden veri çekin
Son teknoloji yapay zeka ile satır kalemleri de dahil olmak üzere her türlü veriyi faturalardan otomatik olarak çekme yeteneği.
- Sorunsuz Entegrasyon
Herhangi bir muhasebe veya ERP (SAP, Dynamix, Logo), DMS, Arşiv sistemi ile sorunsuz entegrasyon imkanı.
- Farklı kaynaklardan gelen faturalar
Farklı kaynaklardan (e-posta, sunucu vb.) gelen faturaların otomatik olarak toplanması.
- E-arşiv faturalarından veri çekme
E-arşiv faturalarında yer alan tüm veri tiplerinin dijital ortama aktarılması,
- Fatura dosya formatları
PDF, JPEG, TIFF vb. dosya formatları için destek,
- Fatura işlemlerinde zaman kazanın
Veri girişi için harcanan zamanda %95 azalma.
Elde edilen verilerden şüpheli olan veya şüphe uyandıran harf veya rakamlar farklı renklerde işaretlenerek sadece bu tür şüpheli durumlarda yapılan düzeltme sayesinde işlemler kısa sürede tamamlanıyor. Tamamlanan faturalar PDF formatına dönüştürülür ve dijital arşiv yönetim sisteminde saklanabilir. Yine işlemi tamamlanan faturalarla ilgili elde edilen bilgiler (fatura numarası, fatura tarihi, firma unvanları, tutarı, vergi dairesi vb) Excel dosyasına aktarılır. Veri yakalama özellikleri açısından oldukça gelişmiştir. Dünyada temsil edilen OCR, yazılımlarla entegre çalışabilmekte ve üst düzey veri yakalama imkanı sunmaktadır. Verilerin yakalanması ve işlenmesi çeşitli aşamalardan geçer ve belge dışarıya aktarılır
